¿Cuántas horas por semana dedica tu equipo a copiar información de emails a tu sistema de gestión?
Si eres como la mayoría de agencias de viajes, tour operadores y DMCs, la respuesta probablemente sea: demasiadas.
Cada día llegan decenas de solicitudes de reserva por correo electrónico. Y cada una de esas solicitudes requiere que alguien de tu equipo la lea, extraiga la información relevante (fechas, nombres de pasajeros, servicios solicitados, cantidades) y la digite manualmente en el sistema.
El proceso es lento, tedioso, y lo peor: propenso a errores.
El Costo Oculto de la Digitación Manual
Un error de transcripción puede parecer menor hasta que causa un problema real:
- Una fecha mal digitada que resulta en una reserva para el día equivocado.
- Un nombre con un typo que no coincide con el pasaporte del viajero.
- Una cantidad de personas incorrecta que genera cobros erróneos.
- Un servicio olvidado que genera reclamos de clientes.
Cada uno de estos errores no solo afecta la experiencia del cliente. También genera trabajo adicional para tu equipo: llamadas para corregir, emails de disculpa, reprocesos con proveedores, y en el peor de los casos, pérdida de confianza y reputación.
Más allá de los errores, está el tiempo perdido. Si cada reserva toma entre 5 y 10 minutos en digitarse, y recibes 20 solicitudes al día, estás dedicando entre 1.5 y 3 horas diarias solo a copiar y pegar información.
Eso es tiempo que tu equipo podría estar usando para:
- Negociar mejores tarifas con proveedores
- Hacer seguimiento proactivo a cotizaciones
- Ofrecer upselling a clientes existentes
- Planificar nuevos productos turísticos
La Solución: Email Extractor de Suite by Autobits
Por eso creamos Email Extractor, una funcionalidad que convierte automáticamente los correos electrónicos con solicitudes de reserva en registros completos dentro de tu sistema.
¿Cómo funciona?
- Recibes un email con una solicitud de reserva (de un cliente directo, de una OTA, o de un aliado comercial)
- Nuestra IA analiza el contenido del correo y extrae automáticamente toda la información relevante: fechas, nombres de pasajeros, servicios solicitados, cantidades, notas especiales
- La reserva se crea automáticamente en Suite by Autobits, lista para que tu equipo la confirme, asigne proveedores y dé seguimiento
Todo esto sucede en ¡menos de 2 segundos! Sin intervención manual. Sin errores de transcripción.
Los Beneficios Reales para Tu Operación
1. Adiós a los errores de digitación
La IA no se confunde con fechas, no comete typos en nombres, y no olvida servicios. La información se extrae exactamente como aparece en el email original.
2. Ahorro masivo de tiempo
Lo que antes tomaba 5-10 minutos por reserva, ahora toma 2 segundos. Tu equipo puede procesar 10 veces más solicitudes en el mismo tiempo.
3. Ninguna solicitud olvidada
Todos los emails con solicitudes se convierten automáticamente en reservas. Ya no hay riesgo de que una solicitud importante se pierda en tu bandeja de entrada.
4.Tu equipo enfocado en lo que realmente importa
En lugar de copiar y pegar información, tu equipo se dedica a confirmar disponibilidad, negociar con proveedores, y asegurar que cada viaje sea perfecto.
¿Para Quién Es Email Extractor?
Esta funcionalidad es ideal si tu agencia, tour operador o DMC:
- Recibe múltiples solicitudes de reserva por correo diariamente
- Ha tenido problemas con errores de transcripción en el pasado
- Quiere escalar su operación sin contratar más personal para tareas repetitivas
- Busca eliminar puntos de fricción en su proceso de reservas
¿Cómo Empezar a Usar Email Extractor?
Si ya eres cliente de Suite by Autobits, Email Extractor está disponible para activar en tu cuenta. Solo tienes que contactarnos para configurar la integración con tu email corporativo.
Si todavía no usas Suite by Autobits, esta es tu oportunidad de ver cómo la automatización inteligente puede transformar tu operación. Agenda una demo y te mostramos en vivo cómo funciona.
Dile adiós a la doble digitación. Tu tiempo vale mucho más que eso.